سیستم اتوماسیون اداری

نرم افزار اتوماسیون اداری رایگان 

با توجه به نگاه مجموعه دایا برای آسان سازی استفاده از انواع نرم افزار های اتوماسیون شرکتی و همچنین از بین بردن انواع محدودیت ها، نرم افزار اتوماسیون اداری دایا طبق آخرین تکنولوژی Net Core. و تحت وب پیاده سازی شده است، در نتیجه شما می توانید بدون هیچ محدودیتی در هر زمان و مکان از هر نوع دستگاه، سیستم عامل، موتور جستجوگر و... به نرم افزار اتوماسیون اداری خود دسترسی داشته و در لحظه مجموعه خود را مدیریت کنید.

از دیگر نرم افزار های مدیریتی شرکت ایده ال پردازش دایا می توان به نرم افزار رایگان مدیریت کارخانه ،نرم افزار مدیریت کارتن سازی، نرم افزار ویدئو کنفرانس تحت شبکه رایگان ، نرم افزار حقوق و دستمزد رایگان، نرم افزار سی آر ام رایگان، نرم افزار بازاریابی رایگان و...اشاره کرد.

محیط کاربری اتوماسیون اداری یکی از نقاط تعیین کننده و بسیار مهم در انتخاب سیستم اتوماسیون اداری است.رسالت اجرای اتوماسیون اداری در سازمانها کاهش حجم و پیچیدگی کارهاست که این موضوع رابطه بسیار مستقیمی با رابط کاربری اتوماسیون اداری دارد.یکی از مزیت های بسیار مهم نرم افزار اتوماسیون اداری دایا، محیط کاربری جذاب و ساده آن میباشد که کار کردن با آن بسیار راحت و در طولانی مدت موجب خستگی و زدگی کاربر نیز نمی گردد. زبان طراحی اتوماسیون اداری دایا به گونه ایست که با کمترین اتلاف زمان میتواند به نیاز های کاربر پاسخ دهد.

یکی از نکات مهم در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری ، تعداد و  اعتبار مشتریان آن می باشد . هرچه تعداد و اعتبار مشتریان یک محصول بیشتر باشد نشان از کارکرد بی نقص و دقیق آن سامانه نرم افزاری است.با افتخار لیست بلند بالای مشتریان نرم افزار اتوماسیون اداری  خود گواهی است بر ارزشمند بودن این محصول.

یکی از مزایای بسیار مهم در اتوماسیون اداری دایا قابلیت ایجاد کارپوشه اختصاصی برای کاربران است.با اتوماسیون اداری دایا هر کاربر میتواند کارتابل مخصوص به خود داشته باشد و پیام ها و مکاتبات خود را از طریق کارپوشه اختصاصی خود دریافت نماید.

این موضوع مصرف کاغذ در سازمان را به طور بسیار چشمگیری کاهش میدهد و علیرغم کمک به حفظ محیط زیست میتواند بصورت کاملا مشهود در هزینه های اداری صرفه جویی کند.همچنین کارکنان برروی کارپوشه خود به سادگی میتوانند وظایف و کارهای روزانه خود را پیگیری ، انجام و از شرح اقدامات مسئول مربوطه را مطلع سازد.

همین نکات مهم و اساسی موجب رشد چشمگیر مشتریان اتوماسون اداری دایا شده و بصورت روزافزون بر تعداد مشتریان این محصول افزوده میگردد

اتوماسیون اداری دایا با قابلیت ثبت نامه های صادره در محیط واژه پرداز ورد یکی از بهترین و انعطاف پذیر ترین اتوماسیون های کشور است که به کاربر خود اجازه تولید و طراحی فرم های اداری را به دلخواه و در محیط بی نقص آفیس ورد می دهد. با اتوماسیون اداری دایا ثبت نامه های صادره لذت بخش ، بی نقص . مطابق استاندارد های کشور و بین المللی است.

همچنین دایا قابلیت ثبت نامه های وارده را نیز دارد و کاربر(دبیرخانه) می تواند نامه هایی که از سایر سازمانها آمده اند ثبت و تصویر آنرا نیز در سیستم اسکن نماید.

دلایل نیاز به نرم افزار اتوماسیون اداری

در هر سازمان برای اینکه افراد بتوانند با یکدیگر تعامل بهتری داشته و وظایف و کارهای روزانه خود را بنحو احسنت مدیریت کنند؛ نیازمند ابزاری هستند که این نیازها در آن دیده شده باشد. سیستمی که از طریق آن افراد و نیروهای سازمان بتوانند در عین همکاری با هم، به راحتی کارها و امور محوله خود را مدیریت کنند. در واقع این ابزار باید به گونه‌ای باشد که باعث افزایش کارایی و هم‌افزایی درون سازمان شود. بطوریکه گروه‌های سازمان با همدیگر بهتر تعامل داشته باشند و امور سازمان بهتر انجام گیرد.

 کارها به موقع انجام نمی‌شود

از جمله عارضه‌های بزرگی که امروزه سازمان‌ها به آن دچار هستند اینست که کارها به فراموشی سپرده می‌شود و در صورت عدم وجود ابزار مدیریتی مناسب پس از مدتی بسیاری از کارهای تعریف شده و مصوبات تایید شده در لابه‌لای امور روزمره سازمان بدست فراموشی سپرده می‌شود و یا از طرفی افراد سازمان منتظر انجام کار از سوی دیگر اعضای سازمان هستند. در نتیجه همواره کارها با تاخیر انجام می‌شوند.

در چنین مواقعی وجود ابزاری که بتوان در هر زمان و در هر مکانی به راحتی کارها را به صورت رسمی در آن تعریف و به افراد مختلف در سازمان ارجاع داد و برای هر کار به صورت جداگانه نیز یادآور تنظیم کرد ضروری است.

سازمان‌ها به کمک ابزارهای موجود در نرم‌افزار اتوماسیون اداری و فرایندهای دایا می‌توانند تمامی این موارد را هم بوسیله اپ این برنامه بر روی گوشی‌های موبایل و هم از طریق نسخه وب آن با کامپیوترهای شخصی و سایر پلتفرم‌های موجود در هر زمانی تعریف نموده و کارهای خود را به بهترین نحو ممکن مدیریت نمایند. حتی برای هر کار موعد انجام کار و یادآوری تنظیم نمایند تا پیش از موعد و یا در موعدی مقرر به آن‌ها یادآوری‌های لازم داده شود تا کارها به موقع انجام شده و سوابق و روند کارها را بتوان به راحتی پیگیری نمود.

همچنین از کاربردهای اتوماسیون اداری دایا قابلیت گزارش‌گیری از روند انجام کارها و تاخیرات در این نرم‌افزار است که ابزاری بسیار مناسب برای مدیران سازمان بوده تا به راحتی و در کوتاه‌ترین زمان ممکن در جریان انجام کارها قرار گیرند.

نیاز مداوم به حضور فیزیکی در واحدها برای پیگیری کارها

اگر شما هم در سازمانتان با این مشکل مواجه هستید که بصورت مداوم باید به افراد و واحدهای مختلف سر زده و وضعیت پروژه‌ها و کارهای مختلف را حضوراً و به صورت فیزیکی پیگیری کنید؛ می‌توانید به راحتی با ابزار اتوماسیون اداری این دغدغه خود را رفع کنید و بدون نیاز به حضور فیزیکی در واحدها و حتی در سازمان امور مربوطه را پیگیری نمائید و در جریان اقدامات صورت گرفته قرار بگیرید.

برای مثال شما در یک جلسه کاری بیرون از سازمان قرار دارید و در همان لحظه یکی از کارهای مهمی که می‌بایست پیگیری نمائید را با استفاده از برنامه موبایل اتوماسیون اداری بر روی گوشی خود مشاهده می‌کنید. همانجا در جریان پیشرفت و وضعیت فعلی کار موردنظر قرار گرفته و از آخرین اقدامات صورت گرفته بر روی آن مطلع می‌شوید. حتی می‌توانید به افراد مختلف کار را ارجاع دهید و یا از آن‌ها نتیجه را درخواست نمائید و آن را به صورت آنلاین پیگیری نمائید.

- عدم دسترسی به موقع به اطلاعات موردنیاز

از جمله موارد دیگری که در بسیاری از سازمان‌ها شاهد آن هستیم عدم دسترسی راحت و به موقع به اطلاعات است.

معمولاً اطلاعات در سازمان‌ها بر روی سیستم‌های شخصی افراد یا بصورت برگه‌های کاغذ و موجود در پوشه‌ها و زونکن‌های بایگانی شده و یا به صورت‌های دیگر مرسوم از جمله لوح‌های فشرده، فلش دیسک‌ها و یا سایر حافظه‌های ذخیره‌سازی شده است. در بسیاری از مواقع یافتن اطلاعات موردنظر در میان آن‌ها و در یک زمان مناسب امر دشواری است و مدیران و افراد سازمان در اکثر مواقع با این مشکل دست و پنجه نرم می‌کنند. حتی برخی مواقع دسترسی سریع به برخی اطلاعات بسیار ضروری است ولی به دلایل ذکر شده این امکان وجود ندارد و بنابراین سازمان دچار ضررهای سنگین و غیرقابل جبران می‌شود.

رفع این نیاز یکی از مهمترین کاربرد های اتوماسیون اداری است. این نرم‌افزار ابزاری است که بوسیله آن سازمان‌ها می‌توانند به راحتی نامه‌ها، اسناد، قراردادها، صورتجلسات و بسیاری از اطلاعات دیگر را بصورت کاملاً اصولی ذخیره نمایند و در کوتاه‌ترین زمان ممکن به راحتی به آن دسترسی داشته باشند.

-عدم امکان دسترسی از راه دور به اطلاعات

شاید برای شما نیز پیش آمده باشد که در خارج از سازمان باشید و به اطلاعات خاصی در سازمان نیاز داشته باشید. برای مثال در مسافرت، سفر کاری، مرخصی، ماموریت، خارج از کشور و… باشید و نیاز به اطلاعات یک قرارداد خاص داشته باشید و یا نیاز به اطلاعات پرونده یکی از افراد سازمان در ساعات غیراداری و از منزل باشید.

در این مواقع دسترسی و یافتن اطلاعات موردنیاز خارج از سازمان حتی ممکن است بسیار حیاتی باشد. ولی به دلیل عدم استفاده از ابزار مناسب برای نگهداری اطلاعات این امکان را از شما سلب می‌کند.

شاید مهمترین کاربرد اتوماسیون اداری این است که شما از راه دور و در هر زمانی به راحتی می‌توانید به اطلاعات موردنیاز خود حتی از طریق گوشی تلفن همراه‌تان دسترسی پیدا کرده و نیازتان را برطرف نمائید.

- عدم دسترسی به اطلاعات در صورت در دسترس نبودن شخص مسئول

فرض کنید شما بعنوان مدیر سازمان در یک روزی کاری و حتی در یک روز تعطیل در سازمان حضور دارید و به اطلاعات یک نامه خاص و یا یک قرارداد خاص نیاز دارید. چون شما در جریان آن نامه نبوده‌اید و یا نسخه‌ای از آن نامه یا آن قرارداد ندارید؛ باید حتماً شخص مسئول و مرتبط به آن نامه یا قرارداد در سازمان حضور داشته باشد تا بتواند اطلاعات مورد نیاز شما را در اختیارتان قرار دهد.

در برخی مواقع نمی‌توان انتظار داشت افراد سازمان همواره در دسترس باشند و ممکن است به هر دلیلی از جمله مبتلا شدن به بیماری، مسافرت، ماموریت خارج سازمان و… فرد موردنظر در دسترس نباشد. در این مواقع نیز دسترسی به اطلاعات موردنیاز امکان‌پذیر نخواهد بود و یا بسیار دشوار و زمان‌بر است.

نرم‌افزار اتوماسیون اداری براساس سطح دسترسی افراد می‌تواند این قابلیت را در اختیار مدیران قرار دهد که جستجوی درون سازمانی داشته و حتی به نامه‌هایی که در جریان آن قرار نداشته‌اند دسترسی پیدا کرده و اطلاعات موردنیاز خود را بدون نیاز به حضور شخص خاصی در سازمان بدست آورند.

- جبهه‌گیری و ایجاد تنش میان مدیران و افراد سازمان

معمولاً در کشور ما مدیران بسیاری از کارهای پیش پا افتاده و غیرفوری تا کارهای ضروری و فوری را تلفنی پیگیری می‌کنند. درحالیکه در کشورهای پیشرفته عمدتاً کارها از طریق ایمیل یا سیستم‌های اداری و بصورت الکترونیکی پیگیری می‌شوند و تنها کارهای بسیار ضروری و بعبارتی کارهای اورژانسی را بصورت تلفنی پیگیری و یا رسیدگی می‌کنند.

دلیل این امر هم این است که معمولاً افراد در زمان‌های مختلف و تحت شرایطِ آن لحظه، ممکن است نتوانند به نرمی و خوبی پشت تلفن با دیگران تعامل نمایند و در صورت عدم انجام به موقع کار دچار تنش با افراد سازمان شوند.

به همین دلیل استفاده از سیستم اتوماسیون اداری این فرجه زمانی را هم در اختیار مدیران و هم در اختیار افراد سازمان قرار می‎دهد که از عبارات مناسب‌تر برای پیگیری و پاسخ‌گویی استفاده نموده و جلوی بسیاری از تنش‌ها گرفته خواهد شد. در نتیجه تعامل میان مدیران و افراد سازمان بنحو بهتری صورت می‌گیرد

- دفاتر و یا زیرمجموعه‌های سازمانی متعدد و مجزا دارید و مدیریت یکپارچه آن‌ها دشوار است

برخی سازمان‌ها بصورت هلدینگ و شامل چند شرکت و یا سازمان زیرمجموعه مجزا هستند. شرکتهای زیرمجموعه هرکدام در نقاط مختلف جغرافیایی قرار دارند و یا حتی برخی سازمان‌ها دفاتر کاری و یا شعبه‌های متعددی دارند که در بخش‌های مختلف شهر، استان، کشور و یا حتی جهان قرار دارند.

مسلما به علت پراکندگی شرکتهای زیرمجموعه، مدیریت آن‌ها بسیار دشوارتر از مدیریت یک مجموعه متمرکز است.

در این حالت شما نیاز به ابزاری دارید که بتوانید این مجموعه‌ها را بصورت یکپارچه به هم متصل نموده و داده‌ها و اطلاعات متمرکز و واحدی داشته باشید که بتوانید به راحتی کارهای مختلف را در سازمان‌های خود رهگیری نمائید. امور را بصورت الکترونیکی یکجا نظارت و مدیریت نموده و گزارش‌های یکپارچه‌ای را تهیه کنید که شما را در جریان پیشرفت و عملکرد سازمان خود قرار دهد.

 نرم‌افزارهای یکپارچه شرکتی دایا از قابلیت‌های بسیار خوبی در این زمینه برخوردار هستند که شما می‌توانید با بهره‌گیری از آن‌ها، سازمان‌ها و دفاتر کاری خود را بصورت متمرکز و یکپارچه به راحتی مدیریت و نظارت نمائید.